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Ecole doctorale 382
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Comité de suivi individuel (CSI)


Rôle du CSI

Article 13 - Arrêté du 25/05/2016

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.

Article 11 - Arrêté du 25/05/2016

(...) L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de suivi individuel du doctorant. (...)

La réunion du comité doit être vue comme une opportunité pour le doctorant de présenter ses travaux réalisés pendant l’année et ses projets, d’exposer les éventuelles difficultés qu’il aurait pu rencontrer dans tous les domaines (scientifiques, matériels, relationnels...). C’est aussi l’occasion de profiter de conseils et de recommandations grâce à un regard extérieur sur le déroulement de la thèse.

De plus, l’avis positif du comité de suivi est indispensable pour permettre la réinscription en thèse à partir de la 3ème inscription.

Rappel : Référentiel USPC (extrait)

"Les comités de suivi pourront être déclinés en fonction de la politique de l’ED et des spécificités disciplinaires tout en respectant les règles minimales suivantes :
- Réunion et entretien au moins une fois par an dès la première année.
- Outre un échange collectif, le déroulement devra permettre un entretien avec le doctorant seul puis avec le directeur de thèse seul.
- Le lien avec la convention de formation devra être établi.
- Le comité comprend au moins un membre extérieur à l’unité de recherche."

Modalités fixées par le conseil de l’ED 382

- Le comité de suivi comprend au moins deux personnes, dont au moins un homme et une femme, choisi.es pour leurs compétences scientifiques dans le champ de la thèse et qui ne participent pas à la direction du travail du doctorant, parmi lesquelles au moins un.e enseignant.e-chercheur.e ou chercheur.e (éventuellement émérite), dont un.e au moins extérieur.e au laboratoire de la thèse.

- Le comité de suivi est proposé par le.la doctorant.e, et validé par le directoire de l’ED (= directeur.e, directeur.es adjoint.es et gestionnaire). Sa composition peut être modifiée sur demande d’une des parties précitées. Le.a doctorant.e peut demander à être assisté.e par un.e représentant.e des doctorant.es, au sein de son laboratoire ou de l’ED. L’ED mettra à la disposition des doctorant.es une liste de membres potentiels de comités de suivi.

- Le comité de suivi prévoit, sous la responsabilité du.de la directeur.trice de thèse, un entretien annuel, en l’absence de la direction (et codirection éventuelle) de la thèse, à l’issue duquel il est rédigé un rapport établi selon le formulaire fourni par l’ED. Ce document renseigné doit être restitué à l’ED (1er juillet 2017 date limite). L’entretien pourra avoir lieu par visioconférence.

- Dans le cas des cotutelles, le comité de suivi sera organisé selon les modalités prévues dans la convention de cotutelle ; en l’absence de clause spécifique, les modalités ci-dessus s’appliquent.

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FAQ

Les membres du CSI peuvent-ils participer au jury de thèse ?
Rien n’interdit à ce jour la présence d’un membre du CSI au jury de thèse. En revanche, les membres du CSI (ceux extérieurs à USPC, les autres ne pouvant l’être réglementairement de toute manière) ne pourront pas être rapporteurs pour la soutenance de thèse.

Un CSI et un comité de thèse doivent-ils être distincts ?
Les membres d’un comité de thèse peuvent être membres du CSI.

Dans le cas d’un CSI composé de deux membres, ceux-ci peuvent-ils être tous deux extérieurs au laboratoire ?
Oui (comme indiqué dans le texte : "au moins un.e extérieur.e au laboratoire").

La formulation « compétence scientifique dans le champ de la thèse » implique-t-elle pour les membres du CSI d’être des spécialistes du sujet de thèse ?
La formule est à comprendre avec bon sens, sans restriction exagérée, l’objectif essentiel étant que la rencontre avec le CSI soit profitable au.à la doctorant.e.

Quand le (co)directeur/la (co)directrice peut/doit-il.elle être présent.e ?

Selon les dispositions de l’arrêté du 25/5/2016 et conformément au formulaire qui servira au compte rendu de sa réunion, le CSI doit avoir un temps d’entretien avec le.la doctorant.e en dehors de la présence du.de la (co)directeur/la (co)directrice.

Lettre de cadrage USPC de juillet 2016 : « Le comité devra comporter au moins un échange verbal en l’absence du.de la directeur.e de thèse ».

Article 13, arrêté du 25/05/2016 : (…) « Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant ».

Y aura-t-il une liste générale des enseignant-e-s volontaires pour le CSI ?
Comme indiqué dans un précédent message de l’ED**, si le.la doctorant.e ne parvient pas, pour des raisons qu’il.elle exposera brièvement, à constituer de CSI, il.elle pourra solliciter l’aide de l’ED pour ce faire, afin de constituer le CSI en tenant compte des spécificités de sa situation et de son sujet.

** « Une proposition de membres potentiels de comité de suivi pourra être suggérée par l’ED uniquement en cas de difficultés avérées et justifiées auprès de l’ED ».

Des personnes non titulaires d’un doctorat peuvent-elles participer au CSI ?
Non. En revanche, des docteur-e-s qui ne sont pas intégré-es à une institution universitaire ou de recherche peuvent être membres d’un CSI.

Y aura-t-il un délai supplémentaire pour le retour de la proposition de composition du CSI ?
NON.
- 8 mai : Date limite de retour de la proposition de CSI à l’ED, pour validation.
- 1er juillet : Date limite de retour du formulaire/rapport de l’entretien du CSI.

Le.la doctorant.e doit veiller à garder un exemplaire du formulaire. Il lui sera demandé lors de la constitution du dossier de demande de dérogation pour la réinscription. En effet, l’avis favorable du CSI conditionne la réinscription à partir de la 3ème année.

Que faire dans le cadre des co-tutelles ?
Lorsqu’un avis du CSI sera nécessaire pour la réinscription du.de la doctorant.e, il convient de prévoir le retour d’un compte rendu de CSI.

L’article 20 de l’arrêté du 25/05/2016 stipule : "(...) Lorsque les règles applicables aux études doctorales dans les pays concernés sont incompatibles entre elles, les établissements français sont autorisés à déroger aux dispositions du titre II du présent arrêté, dans les conditions définies par la convention de cotutelle".

Le CSI sera organisé selon les modalités prévues dans la convention de cotutelle ; en l’absence de clause, il est indispensable de mettre en place, à titre transitoire un CSI, pour permettre la réinscription à partir de la 3ème année et pour établir ultérieurement un avenant de cotutelle.

Est-il possible de proposer des membres de CSI étrangers et/ou exerçant à l’étranger, répondant bien évidemment aux critères impartis (ce qui est plus facile pour un doctorant séjournant à l’étranger) ?
Oui, cela est possible.
La seule condition sera que le compte rendu (via le formulaire transmis par l’ED) soit rédigé en français.

Les doctorant.es qui soutiendront au plus tard le 30 septembre 2017 doivent-ils.elles constituer un CSI ?
Non. En revanche tous.tes les doctorant.es devant se réinscrire en 2017/2018, sont concerné.es et devront mettre en place un CSI.

Peut-on utiliser une signature électronique pour le formulaire de compte rendu de CSI ?
Oui.




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